In una nuova edizione di LOLYO SUCCESS-talks Claudia Stundner, HR Senior Specialist e promotrice del progetto con LOLYO presso EPSILON Timber & Recycling Cranes, ha fornito interessanti spunti su come ottimizzare l’esperienza comunicativa dei dipendenti attraverso l’uso dell’intranet mobile app EPSI. Con un focus sul miglioramento della comunicazione e dei processi amministrativi in un ambiente caratterizzato da forza lavoro impiegata principalmente in produzione, il programma ha fornito spunti molto interessanti.
EPSILON Timber & Recycling Cranes, una filiale del Gruppo Palfinger, impiega 250 persone nella propria sede a Salisburgo e produce ogni anno circa 5.000 gru per legname e riciclaggio. La grande sfida dell’azienda nella comunicazione interna? Raggiungere e informare in modo efficiente sia gli addetti alla produzione che i dipendenti negli uffici. Prima dell’introduzione dell’intranet mobile app EPSI, la trasmissione delle informazioni avveniva principalmente tramite la bacheca e attraverso riunioni, con conseguenti ritardi e perdite di informazioni. Come Claudia Stundner ha descritto chiaramente nell’ambito del SUCCESS-Talk: “Soprattutto gli operai vivevano ancora di notizie di corridoio e di bacheche, il che significava che in azienda non eravamo tutti collegati tra noi. Ecco perché abbiamo iniziato a cercare soluzioni più efficienti”.
Partecipazione del 94% – semplicemente connessi
Dopo ricerche approfondite, il team EPSILON ha deciso nel 2022 di portare la comunicazione interna e i processi su un altro livello. Claudia Stundner ha guidato il progetto, che è stato implementato in nove mesi dalla pianificazione al lancio dell’intranet mobile app EPSI seguendo il motto “semplicemente connessi”. Inizialmente sono stati coinvolti 20 collaboratori nella fase di prova per testare le funzioni dell’app e raccogliere i primi feedback.
Alla fine il lancio ufficiale è avvenuto da un giorno all’altro, supportato da codici QR e poster appesi in azienda, e dopo appena due settimane ha raggiunto una percentuale di registrazione del 78%. Un lancio perfetto e dal grande successo, come testimoniano gli impressionanti dati di utilizzo: “Ora abbiamo raggiunto il 94% di registrazioni e abbiamo anche imparato a comunicare in modo diverso. Al posto di lunghi romanzi, ci concentriamo su contenuti brevi e compatti, che sono molto ben accolti”.
5 vantaggi dell’intranet mobile app EPSI
Dall’introduzione dell’intranet mobile app EPSI, le informazioni possono essere distribuite direttamente, rapidamente e senza interferenze. Inoltre, l’innovativo social intranet, disponibile sia su smartphone che su desktop, offre diverse funzioni che semplificano il lavoro quotidiano dei dipendenti:
- Onboarding: i nuovi colleghi ricevono l’accesso all’app e dispongono di tutte le informazioni rilevanti fin dal primo giorno di lavoro. Ciò riduce al minimo lo sforzo amministrativo interno e favorisce un facile ingresso nell’azienda.
- Sistema di richieste/avvisi digitale: malattie, richieste ferie e altri processi amministrativi possono essere inoltrati direttamente tramite l’app. Ciò fa risparmiare tempo e riduce notevolmente gli sforzi burocratici.
- Pausa pranzo: la prenotazione del menu per pranzo viene ora effettuata digitalmente tramite l’app, il che semplifica il processo sia per i dipendenti che per la cucina in azienda. La domenica i dipendenti possono comodamente prenotare il pranzo per tutta la settimana da casa.
- Notifiche push: promemoria e informazioni importanti vengono notificate direttamente sugli smartphone dei dipendenti. Così, messaggi e appuntamenti importanti, come la scadenza per prenotare il pranzo, non verranno più dimenticati.
- Feedback continuo: se i sondaggi tra i dipendenti sono stati sempre un processo complesso, ora, brevi sondaggi digitali consentono di ottenere rapidamente opinioni e feedback dai dipendenti, il che aumenta la partecipazione e l’impegno di tutti.
Cambiamenti nella cultura aziendale
L’intranet mobile app EPSI non solo ha migliorato la comunicazione, ma ha anche influenzato positivamente la cultura aziendale, il senso di appartenenza e di unione presso EPSILON. I dipendenti, ora, sono più strettamente collegati tra loro e si sentono meglio informati. I contenuti più apprezzati nell’app sono soprattutto le storie personali: “Recentemente abbiamo pubblicato un post con la foto di un dipendente in pensione e ha ricevuto subito 40 mi piace perché tutti volevano congratularsi con lui.”
La possibilità di chattare direttamente con il reparto risorse umane o con altri colleghi ha accelerato notevolmente i processi interni e aumentato la soddisfazione generale, afferma Claudia Stundner. “Le domande, ad esempio sulle buste paga, ora vengono risolte rapidamente tramite chat. Inoltre, fissare appuntamenti con il dipartimento risorse umane è diventato semplice. Ciò fa risparmiare tempo e nervi a tutti i soggetti coinvolti”.
Introduzione passo dopo passo
Nell’ambito del SUCCESS Talk, Claudia Stundner ha consigliato alle altre aziende di affrontare l’introduzione di un servizio simile passo dopo passo: “L’importante non è implementare immediatamente tutte le funzioni, ma introdurre gradualmente i dipendenti a esse”. Inoltre, l’esperta di risorse umane consiglia di cimentarsi con la versione prova di LOLYO. “Se si hanno dubbi per diverso tempo, si dovrebbe provare la versione di prova. Dopotutto non si può rompere nulla, al contempo si capisce abbastanza in fretta cosa è in grado di fare l’app con le sue funzioni”.
Lancio dell’app con effetto sorpresa
Come messaggio da portarsi a casa rivolto a tutte le altre aziende che intendono introdurre un sistema intranet mobile Claudia Stundner dà il seguente consiglio: “Siate pronti a sfruttare l’effetto sorpresa al momento del lancio. Noi abbiamo iniziato con un piccolo gruppo di prova formato da 20 persone e poi l’abbiamo esteso a tutti in tempi relativamente brevi, senza molto preavviso. La sorpresa è stata grande, così come l’entusiasmo”.